Pienhankintojen käytännöt ja vaikuttavuus herättivät kiinnostusta

Vaikka pienhankinnat on jätetty hankintalain soveltamisen ulkopuolelle, ovat ne merkittävä mahdollisuus edistää hankintayksikön tavoitteita. Onnistuneiden hankintojen aikaansaamiseksi pienhankinnat kannattaa kilpailuttaa ja noudattaa yleisiä periaatteita avoimuudesta ja tasapuolisesta kohtelusta.

Osana KEINO-muutosagenttityötä Valonia järjesti perjantaina 25.8.2023 tilaisuuden, jossa saatiin tapausesimerkkien ja asiantuntijapuheenvuorojen kautta kuulla hankintayksiköiden hyvistä pienhankintakäytännöistä. Tilaisuudessa keskityttiin kilpailua edistäviin pienhankintamenetelmiin, asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen, työmäärän tasapainottamiseen ja kevyiden menettelytapojen hyödyntämiseen, luontevan hankintakokonaisuuden määrittelyyn, pienhankinnoista viestimiseen ja onnistuneeseen markkinavuoropuheluun sekä toimiviksi todettuihin käytäntöihin. Tilaisuus oli suunnattu hankintoja tekeville asiantuntijoille ja kilpailuttajille.

Tilaisuus houkutteli linjoille lähes 140 osallistujaa ympäri Suomea. Osallistujissa oli sekä isoja että pieniä kuntia, oppi- ja tutkimuslaitoksia, valtion virastoja, yrityksiä, järjestökentän sekä hyvinvointialueiden edustajia.

Kokemuksia pienen kaupungin pienhankintaohjeistuksesta sekä Helsingin hyvistä käytännöistä

Ensimmäinen puheenvuoro kuultiin Kurikan kaupungin hankintasihteeri Terhi Vennalta, joka edusti yhden henkilön hankintayksikköä reilun 20 000 asukkaan ja noin 2000 yrityksen kunnassa. Pienhankintoja tehtiin kaupungissa aiemmin hyvin kirjavilla käytännöillä ja Kurikalle luotiin Vennan toimesta hankintastrategia sekä pienhankintaohjeistus, toisen kunnan ohjepohjaa hyödyntäen. Ohjeistuksessa on selitetty pienhankintojen taustaa ja tavoitetta, hankintojen yleisiä periaatteita muun muassa tasapuolisuudesta, kannustetaan kevyisiin ja joustaviin menetelmiin sekä neuvotaan, miten hankinnan suhteen lähdetään liikkeelle. Suorahankinnan ja tarjouskilpailun välillä valitsemisen avuksi on laadittu neuvoja sekä päätöstä helpottava taulukko. Ohjeistus sisältää myös listan muista ohjaavista dokumenteista sekä pienhankintasanastoa. Hankintaosaaminen on kaupungin sisällä kehittynyt viime vuosina ohjeiden ja selkiytyneiden toimintatapojen myötä.

Vastuullisuuden ja kestävyyden huomiointi hankintaohjeessa mietitytti monia: Miten vastuullisuuden ja esimerkiksi ilmastotavoitteiden huomiointi käytännössä ohjeistetaan eri yksiköille? Yksi vaihtoehto on esimerkiksi Salon kaupungin malli, jossa vastuullisuusasiat kuuluvat hankintapoliittisen ohjelman sisälle sekä ilmasto- ja ympäristöohjelmaan. Hankintaohje taas usein on ohjeistus siihen, miten hankintoja tehdään käytännössä. Myös kuntastrategia voi linjata kunnan vastuullisuuden tavoitteet, mutta hankintojen käytännön kannalta linjaus on liian yleisellä tasolla.

Helsingin kaupungin johtava hankinta-asiantuntija Marko Harapainen totesi, että vuonna 2021 kaupungilla oli pelkästään alle 10 000 euron hankintatapahtumia yli 18 000 kappaletta. Pieniin hankintoihin käytettävä rahapotti on suuri – sillä on vaikuttavuutta, mutta myös paljon mahdollisuuksia kehittämiseen. Helsingissäkin kamppaillaan sen kanssa, että pienyritysten osuus tarjoajista on harmittavan pieni.

Harapainen totesi, että pienhankinnoissa tarve tulee monesti yllättäen ja kiireellisesti. Tämä korostuu esimerkiksi kehittämishankkeissa, joissa työskentelevillä ei ole aiempaa hankintakokemusta. Yleinen linjaus kaupungilla on, että substanssiasiantuntijoiden tulisi hoitaa pienhankinnat mahdollisimman itsenäisesti hankinta-asiantuntijoiden keskittyessä kynnysarvon ylittäviin hankintoihin. Keskeistä onkin koko organisaation yleisen hankintaosaamisen kehittäminen kaikin keinoin. Koulutusta kaipaavat erityisesti harvoin hankintoja tekevät. Haasteena on myös usein toistuvien pienhankintojen tunnistaminen ja kehittäminen, pienten yritysten mukaan saaminen sekä se, että kaupungin asiantuntijat eivät välttämättä ole tietoisia kaikista käytössä olevista hankintasopimuksista. Helsingissä on pohdinnassa julkisen pienhankintakalenterin käyttöönotto.

Vastuullisuus-, ilmasto- ja ympäristöasioiden huomioimiseen tarvittaisiin strukturoitua kaavaa jokaiseen hankintaan. Tämä vaatisi spesifiä osaamista, jollaista ei ehkä vielä kaupungeissa ja kunnissa ole tarpeeksi.

Myös pienhankinta voi olla strategisesti merkittävä

Laihian kaupungin verkkopalvelu-uudistuksen hankinnasta oli kertomassa Antti Savola Novice Oy:stä. Hankinta oli kynnysarvon alittava, mutta sen osalta päätettiin toteuttaa avoin kilpailutus, jotta saataisiin enemmän tarjouksia ja kokemuksia siitä, miten avoin kilpailutus toimii tällaisessa hankinnassa. Hankinta havaittiin kiinnostavaksi ja arvoltaan sen verran merkittäväksi, että tarjouksia saatiin monenlaisilta toimijoilta. Hankinnan osalta oli tehty aiempaa markkinakartoitusta. Pienhankinnan suhteellisuusperiaate kuitenkin aiheutti pohdintaa, kun hankinnan vähimmäisvaatimuksia valittiin. Vähimmäisvaatimusten täytyttyä laadusta annettiin lisäpisteitä ja referenssien suhteen vaadittiin asiakastyytyväisyysarvioita.

Puheenvuoron päätteeksi summattiin, että vaikka pienhankintojen koetaan monesti työllistävän kohtuuttomasti, voivat ne kuitenkin olla strategisesti merkittäviä ja esimerkiksi kuntalaisille hyvin näkyviä. Viimeisessä puheenvuorossa Julkisten hankintojen neuvontayksikön erityisasiantuntija Olli Jylhä muistutti, että olennaista on prosessikustannus, joka hankinnasta aiheutuu sekä tarjoajalle että hankintayksikölle. Työmäärän on oltava kohtuullinen molemmille osapuolille ja tämän tulisi asettaa reunaehdot muun muassa sille, kuinka yksityiskohtaisia selvityksiä pyydetään. Kevyen toteutustavan mahdollisuuksiin kannattaa tarttua. Kilpailua ei edistetä sillä, että perusteellisuudella työllistetään liikaa hankinnan arvoon nähden.

Yksi hankintayksiköitä mietityttävä kysymys on hankinnan arvon laskeminen ja esimerkiksi mahdollisten optiokausien huomioiminen. Toistuvien, keskenään samankaltaisten hankintojen kohdalla hankintayksikön on arvioitava tapauskohtaisesti, onko kyseessä yhtenäinen kokonaisuus vai useita eri kokonaisuuksia. Tässä arvioinnissa voi käyttää apuna käytännön kysymyslistaa. Riskien välttämiseksi hankinnan ennakoitu arvo kannattaa aina laskea ennemmin yläkanttiin.

Vaikka yksittäinen pienhankinta olisi merkitykseltään vähäinen, on niiden määrä kuitenkin suuri ja pienhankinnat voi käytännössä olla monelle yritykselle merkittävä keino saada asiakkaita julkiselta sektorilta. Toisaalta kuntastrategioissa on muun muassa elinvoimaan, kestävään kehitykseen, ilmastoon, kiertotalouteen, työllisyyteen tai hyvinvointiin liittyviä tavoitteita, joiden kaikkien tavoittelussa pienhankinnoillakin voi olla merkitystä.

Osallistujat tunnistivat paljon kehittämisen paikkoja

Tilaisuuteen osallistunut laaja ja aktiivinen joukko eri hankintayksiköiden edustajia osoitti, että pienhankinnoissa on paljon kehitettävää. Kysyttäessä valtaosa vastanneista osallistujista vastasi, että heidän organisaatiossaan on olemassa pienhankintaohjeistus (60/77), mutta moni myös vastasi, että sitä ei yksiköissä vielä noudateta yhtenäisesti tai johdonmukaisesti (34/76).

Kysyttäessä mitä pienhankintoihin liittyen tulisi organisaatiossasi seuraavaksi kehittää olivat avoimet vastaukset moninaisia. Kaivattiin lisää koulutusta, käyttäjäystävällisiä pienhankintaohjeita, käytäntöjen yhtenäistämistä, ohjeiden jalkauttamista ja vakiinnuttamista, tiedottamista sekä esimerkiksi kestävyyden, vastuullisuuden ja kiertotalouden parempaa huomioimista.