Valonia järjesti yhteistyössä Turun kaupungin hankintapalveluiden kanssa maaliskuun lopussa puolen päivän koulutuksen innovatiivisista hankinnoista. Koulutuksessa keskityttiin ymmärryksen syventämiseen innovatiivisten hankintojen toteutustavoista, vaikuttavien päämäärien asettamisesta sekä innovaatiopotentiaalin tunnistamisesta. Tilaisuus rakennettiin tapausesimerkkien ja todellisten kokemusten pohjalle, vertaistukea peräänkuuluttaen.
Tilaisuus oli suunnattu hankinta-asiantuntijoille ja julkisten hankintojen parissa työskenteleville toimialasta riippumatta. Koulutus tuli selvästi tarpeeseen, sillä etäosallistujia iltapäivän tilaisuudessa oli 45, joiden lisäksi paikan päällä Turun kaupungin toimitiloissa oli yli 10 kuulijaa. Kokonaisuudessaan lähes 60 osallistujan joukko sisälsi edustajia ympäri Suomen, Turusta Kouvolaan, Seinäjoelta Ouluun, Joensuusta Espooseen.
Innovatiiviset hankinnat haastavat julkisia toimijoita kehittymään
Innovatiivisia hankintoja tarvitaan, jotta voimme ratkaista uudenlaisia haasteita tilanteissa, joissa esimerkiksi nykyinen tuote tai palvelu ei enää toimi, asetetut tavoitteet edellyttävät aiempaa laajempaa yhteistyötä tai uudenlaisia lähestymistapoja. Innovatiivisia hankintoja toteutetaan monesti myös silloin, kun toimintaympäristön muutokset kannustavat uusien ratkaisujen etsimiseen tai markkinoilta löytyy uudenlaisia tapoja vastata esimerkiksi kustannuksiin, kestävyyteen tai hyvinvointiin liittyviin haasteisiin.
Innovatiivisissa hankinnoissa kyse on laajemmasta kokonaisuudesta kuin yhdestä hankintamenettelystä, esimerkiksi uudenlaisesta tavoitteenasettamisesta ja ratkaisuista kysymyksiin, jotka eivät tutuilla tavoilla ratkea. Menetelmät ja hankintaprosessi määräytyvät tavoitteiden ja tarpeiden mukaan – ei toisin päin. Tuotteiden ja palvelujen hankinnoissa voidaan myös julkisella sektorilla pilotoida täysin uudenlaisia tapoja – tuottavuutta, tehokkuutta, laatua ja kestävyyttä huomioiden. Samalla vauhditetaan yritysten kehitys- ja kilpailukykyä.
Maaliskuun koulutuksessa innovatiivisia hankintoja lähestyttiin muiden kuntien ja kaupunkien kokemusten sekä viiden eri teeman kautta. Päivän esimerkkejä oli kommentoimassa VTT:n Senior Scientist Ville Valovirta.
Innovatiivinen hankinta käynnistyy tarpeen määrittelyllä
Ensimmäisenä koulutuksessa käsiteltiin haasteen tunnistamista Turun työllisyyspalveluiden tapausesimerkin kautta, jossa hankittiin asiakasohjauspalvelua vaikuttavuusperustein. Näin pyritään tehokkaammin tarttumaan työvoimapulan haasteisiin. Kun hankitusta palvelusta maksetaan vaikuttavuuden mukaan, kannustaa se palveluntarjoajaa pohtimaan tarkkaan, millainen malli johtaa haluttuihin tuloksiin. Turun esimerkissä toimii rinnakkain kaksi ryhmää, joista toinen on palveluntuottajan ja toinen kaupungin vastuulla. Palkkion suuruus määrittyy tilaajan toteutuneen säästön mukaan suhteessa verrokkiryhmään.
Parhaimmillaan vaikuttavuusperusteinen hankinta tukee sekä sosiaalista että taloudellista kestävyyttä. Kuten Valovirta tilaisuudessa totesi, vaikuttavuusperusteinen hankinta soveltuu erityisen hyvin työllisyys- tai kotouttamispalveluihin. Olennaista on pystyä todentamaan saadut vaikutukset.
Hankinnan tarpeen määrittely lähtee liikkeelle toimialoilta. On tärkeää miettiä ajoissa, täyttääkö totuttu ratkaisu vielä nykyisenkin tarpeen, vai onko syytä kehittää jotain uutta innovaatiota tai innovatiivista lähestymistapaa tarpeen täyttämiseen? Turun kaupunki kertoi kehittämistään työkaluista ennakoinnin parantamiseksi. Näitä ovat vuosisuunnittelun työkalu, hankintatarpeen kuvauslomake, innovaatiopotentiaalin arviointityökalu sekä vakiintunut tapa aloitustapaamisista hankintaan osallistuvan työryhmän kanssa.
Markkinoiden tieto osaksi hankinnan valmistelua – myös menettelyä valittaessa
Päivän toisena tapausesimerkkinä käsiteltiin Tallinnan ja Tarton kaupunkien liikkumisen palvelualustan hankintaa (MaaS eli Mobility as a Service), jonka kohdalla keskityttiin erityisesti markkinoiden tilanteen määrittelyyn. Kaupunkien ilmastotavoitteiden saavuttamiseksi hankinnan tarkoituksena oli saada palvelualusta, joka yhdistää erilaiset kuljetuspalvelut (yhteiskuljetukset, pienkulkuneuvot, taksit, itseohjautuvat ajoneuvot) Tallinnassa ja Tartossa, tarjoten vaihtoehdon matkasuunnittelulle ja koko matkan maksamiselle kerralla. Hankinta toteutettiin kilpailullisena neuvottelumenettelynä.
Haasteeksi hankinnassa muodostui toimivan liiketoiminta- ja operointimallin löytäminen neuvotteluvaiheen aikana. Vaikka neuvotteluihin osallistui useita toimijoita, saatiin tarjous lopulta vain yhdeltä toimijalta. Markkinaselvitysvaiheessa onkin tärkeää saada realistinen kuva ratkaisun kypsyysasteesta ja siitä, onko mahdollista saada kilpailukykyisiä, tarpeeseen vastaavia tarjouksia. Toisaalta neuvottelumenettelyn osalta on hyvä pohtia, tuottaisiko neuvotteluun osallistuville maksettava palkkio kuitenkin pitkällä aikavälillä säästöjä sitoutumisen muodossa. Tämän esimerkin kohdalla korvausta ei maksettu.
Toisen tapauksen käsittelyn päätteeksi Tuomas Vepsä Joensuun kaupungilta sekä Noora Harju-Saarinen Keravan kaupungilta kertoivat omia kokemuksiaan markkinavuoropuheluista ja -kartoituksista. Esimerkit osoittivat, että kaupungit voivat myös hyödyntää uusia digitaalisia ratkaisuja hankintatarpeiden kuvaamisessa potentiaalisille tarjoajille.
Kolmas tapausesimerkki johdatteli sen äärelle, mitä tulee huomioida hankintamenettelyä valittaessa. Kehittämistyötä sisältävä hankintamenettely mahdollistaa lopullisen tuotteen tai palvelun täsmentämisen yhdessä markkinoiden kanssa. Samalla neuvottelumenettelyt vievät kuitenkin usein aikaa ja joskus myös perusteellinen markkinavuoropuheluvaihe voi ajaa saman asian, jolloin itse hankinta voidaan tehdä avoimena menettelynä. Keskustelua heräsi myös kokeiluhankinnoista, joihin liittyen Ville Valovirta VTT:ltä muistutti, että olennaista on avata avoin tarjouskilpailu myös kokeilusta, jotta jo siihen vaiheeseen on kaikilla avoin pääsy. Samalla hän nosti esille, että kokeilu voidaan katsoa myös tiedon hankintana, sillä kokeilun tavoitteena usein on saada tietoa, eikä niinkään valmista palvelua.
Kehitystyötä pelkäämättömiä hankintayksiköitä tarvitaan uusien ratkaisujen saamiseksi markkinoille
Päivän neljäs tapausesimerkki keskittyi riskien hallintaan ja jakamiseen, hankinnan kohteena Turun kaupunginkirjaston kelluvan kokoelman hallintajärjestelmä. Hankinnan tavoitteena oli saada järjestelmä, joka pystyisi dataan perustuen tekemään päätelmiä siitä, minne palautuva aineisto kannattaisi ohjata, jotta sillä olisi mahdollisimman suuri todennäköisyys tulla lainatuksi ja jotta toimipisteet eivät ruuhkautuisi palautuksista. Hankinta tehtiin kilpailullisena neuvottelumenettelynä, jolloin taloudellisista riskeistä, ehdoista ja kriteereistä voitiin sopia neuvottelun aikana.
Vaiheistettuun etenemiseen pohjautuvat hankintamallit voivat usein auttaa hallitsemaan riskejä. Riskien hallintaa edesauttaa ylipäätään se, että tunnetaan tarve, toimijakenttä ja tilanne hyvin ja ollaan ajoissa liikkeellä. Myös tilaajien välinen yhteistyö ja käytäntöjen jakaminen on tärkeää, jotta riskejä osataan jatkossa yhdessä ennakoida paremmin. Ville Valovirta muistutti, että innovaatioiden hankintaan liittyy aina riskejä ja lopulta kyse on siitä, millainen tasapaino löydetään riskien ja tavoiteltujen hyötyjen välillä.
Viimeisenä tapausesimerkkinä käsiteltiin Rotterdamin kaupungin päästöttömien jätekuljetusajoneuvojen hankintaa, josta kuulijoille kertoi kaupungin hankinta-asiantuntija Simon De Roo. Esimerkki osoitti hyvin, miten hankinnoilla voidaan vaikuttaa toimintaympäristöön ja markkinoiden kehittymiseen. Vaikka yksittäisenä kehityshankintana ajoneuvon kustannukset ovat mittavat, on tuotanto kuitenkin käynnistynyt ja vastaavien ajoneuvojen hankinta laajamittaisempana on nyt kustannustehokkaampaa. Kiinnostava tapausesimerkki saatiin myös Oulun Helena Ylisirniöltä, joka kertoi Oulubotin hankinnasta ja siitä, miten laajalle tuolloin ensi kertaa kehitetty ratkaisu on levinnyt.
Onnistunut hybriditilaisuus keräsi paljon kiittelevää palautetta osallistujilta. Tilaisuudelle ja sen käsittelemälle aihepiirille nähtiin aitoa tarvetta, valitut esimerkit herättivät ajatuksia ja puheenvuorot saivat kiitosta. Käytännön esimerkkejä ja asiantuntijoiden näkemyksiä innovatiivista hankinnoista kaivataan jatkossakin – hankintojen kehittämisessä yhä vaikuttavampaan, kestävämpään ja innovatiivisempaan suuntaan on vielä paljon tehtävää.
Koulutus järjestettiin Valonian ja Turun kaupungin toimesta osana BUILD – Building Capacities in Innovation Procurement for Cities -hanketta.
